Analisa Control Objective for Information and related
Technology
(COBIT) pada PT. Pos Indonesia
Pos
Indonesia merupakan sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Indonesia yang
bergerak di bidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos Indonesia
merupakan Perseroan Terbatas dan sering disebut dengan PT. Pos Indonesia.
Bentuk usaha Pos Indonesia ini berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 5 Tahun 1995. Peraturan Pemerintah tersebut berisi tentang
pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa perusahaan umum (perum)
menjadi sebuah perusahaan persero.
Berdiri
pada tahun 1746, saham Pos Indonesia sepenuhnya dimiliki oleh Pemerintah
Indonesia. Saat ini Pos Indonesia tidak hanya melayani jasa pos dan kurir,
tetapi juga jasa keuangan, ritel, dan properti, yang didukung oleh titik
jaringan sebanyak lebih dari 4.000 kantor pos dan 28.000 Agen Pos yang tersebar
di seluruh wilayah Indonesia.
Penerapan Control
Objective for Information and related Technology (COBIT) pada PT. Pos Indonesia
COBIT
merupakan kerangka panduan tata kelola TI atau bisa juga disebut sebagai
toolset pendukung yang bisa digunakan untuk menjembatani gap antara kebutuhan
dan bagaimana teknis pelaksanaan pemenuhan kebutuhan tersebut dalam suatu
organisasi. COBIT dikeluarkan dan disusun oleh IT Governance Institute
yang merupakan bagian dari ISACA (Information Systems Audit and Control
Association) pada tahun 1996. COBIT
memungkinkan pengembangan kebijakan yang jelas dan sangat baik digunakan untuk
IT kontrol seluruh organisasi, membantu meningkatkan kualitas dan nilai serta
menyederhanakan pelaksanaan alur proses sebuah organisasi dari sisi penerapan
IT.
COBIT memiliki 4 cakupan domain :
1. Perencanaan dan Organisasi (Planning
and Organize)
Bisnis surat pos pada periode 2000-2008 mengalami penurunan drastis. Munculnya layanan pesan singkat dan internet mulai menggantikan peran Pos Indonesia. Hal ini menyebabkan Pos Indonesia mengalami kerugian setiap tahun. Pada tahun 2004-2008, Pos Indonesia merugi hingga 606,5 miliar. Namun, Pos Indonesia mulai berubah setelah adanya liberalisasi bisnis pos melalui UU N0. 38 Tahun 2009 tentang pos. Transformasi bisnis pun dilakukan dengan menjadikan dirinya sebagai perusahaan induk dengan membentuk enam anak perusahaan, merevitalisasi bisnis inti dan mengembangkan bisnis baru. Pos Indonesia mulai masuk ke bisnis ritel, properti dan asuransi. Selain itu, sejak 2013 juga melayani jasa pengelolaan dan penyewaan perkantoran serta ruang MICE (meeting, incentive, convention, exhibition).
Dalam menghadapi Revolusi Industri 4.0 dimana perubahan
terjadi dengan begitu cepat dengan dampak yang sangat luar biasa dan pesatnya
perkembangan persaingan bisnis pos, untuk dapat bersaing pada era ini, maka
diperlukan adanya strategic sales bisnis pos untuk memenangkan kompetisi bisnis
dengan pesaing. Sehingga PT Pos Indonesia (Persero) melakukan inovasi beberapa layanan yang dapat mempermudah
masyarakat dalam menggunakan jasa Pos Indonesia. Adapun inovasi layanan tersebut
adalah contact center oranger, Magenpos, Agenpos B2B Kurir, Agenpos B2B Jaskug,
Layanan Kargo Ritel Udara di Agenpos, Chatbot, dan Posgiro Mobile
Dengan adanya modernisasi dan pengembangan inovasi layanan
maka diperlukan pula sumber daya manusia yang memadai untuk mendukung
berjalannya strategi IT ini guna dapat bersaing diindustri globalisasi. Pos
Indonesia seringkali mengadakan rekriutment karyawan secara besar-besaran untuk
memperkuat SDM, proses recruitment dibantu oleh Serikat Pekerja Pos Indonesia
(SPPI). Guna menghasilkan SDM yang berkompeten dan dibekali keahlian Pos
Indonesia mendirikan Yayasan Pendidikan Bhakti Pos Indonesia yang menaungi institusi Politeknik Pos
Indonesia.
2. Pengadaan dan Implementasi (Acquire and
Implement)
Untuk merealisasikan strategi bisnis dalam berbagai bidang IT Pos Indonesia telah meluncurkan berbagai layanan
CONTACT CENTER ORANGER
Pos
Indonesia menawarkan layanan terbaik untuk para pelapak, pelaku UMKM serta
masyarakat umum dengan memberikan layanan pick-up gratis melalui call center
1500261 yang dapat diakses mulai 10 Oktober 2018. Untuk saat ini baru dapat
diakses di 4 (empat) regional dalam Jawa yaitu Regional 4 meliputi Jatabek,
Regional 5 meliputi Jawa Barat & Banten, Regional 6 meliputi Jateng &
DIY serta Regional 7 meliputi Jatim, 7 (tujuh) Regional lainnya akan
diberlakukan dalam waktu dekat. Caranya cukup mudah saat call ke 1500261,
pengirim cukup menyebutkan nama, nomor telepon, serta alamat / lokasi
penjemputan, atau menyebutkan kode booking Pos Order Number (PON) dan lokasi
penjemputan.
M-AGENPOS
M-Agenpos
adalah aplikasi mobile berbasis android native yang dikembangkan untuk Layanan
Payment (Pembayaran berbagai angsuran, antara lain : PLN, Telekomunikasi, PDAM,
PBB, Tiket pesawat/Kereta Api, Premi asuransi, Finance, dll), Layanan Wesel
Instan Bayar (Pembayaran wesel instant kepada penerima weselpos) dan Layanan
Kurir (Layanan pengiriman surat dan paketpos) oleh agenpos. Dengan aplikasi ini
masyarakat pengguna layanan Pos tidak harus datang ke outlet kantor pos, namun
sebaliknya, Pos Indonesiamelalui layanan M-Agenpos akan memberikan pelayanan.
AGENPOS B2B LAYANAN
KURIR
Agenpos
Business to Business (B2B) adalah agenpos yang dikembangkan dengan pola kerja
sama antara POS dengan mitra berbadan usaha yang telah memiliki banyak channel
yang terhubung secara online. Mitra wajib menyediakan koneksi jaringan virtual
(VPN) yang menghubungkan Host Mitra
dengan Host PT Pos Indonesia (Persero), begitu juga PT Pos Indonesia (Persero)
juga menyediakan infrastruktur dan system aplikasi Layanan Jasa Kurir menggunakan application programming interface
(API) yang akan menghubungkan system Mitra dengan Sistem Pos.
Aplikasi
yang digunakan oleh channel Mitra didalam jaringannya disediakan oleh Mitra dan
harus melalui proses pengujian dan sesuai spesifikasi yang ditetapkan oleh POS.
Dengan pola B2B ini diperkirakan jumlah agenpos akan tumbuh dengan cepat dari
6.000 agenpos eksisting menjadi 45.000 agenpos. Dengan pertumbuhan yang
signifikan ini, akan berdampak pada pertumbuhan pendapatan Perusahaan.
AGENPOS B2B LAYANAN
JASA KEUANGAN
Layanan
B2B (Bussines to Bussiness) adalah merupakan Layanan Kemitraan Channel Pospay.
Sejak tahun 2002 PT Pos Indonesia (Persero) mengembangkan aplikasi Sistem
Online Payment Point Pos (SOPP Pos) dan PT Pos Indonesia mengembangkan sebagai
One Stop Payment Services Biller dan hingga tahun 2018 telah bekerja sama
dengan ± 380 Biller.
Pada
awalnya Aplikasi SOPP Pos dikembangkan dengan platform In House Application dan
dilayani melalui loket Kantorpos & Agenpos berbasis desktop yang tersebar
di seluruh wilayah Indonesia dengan media pembayaran secara cash (tunai).
Dengan perkembangan teknologi terutama aplikasi payment pada aplikasi
smartphone dan tuntutan alternatif pembayaran (selain outlet PT Pos Indonesia)
baik secara cash dan non cash maka PT Pos Indonesia (Persero) mengembangkan
kerjasama dengan mitra dengan pola B2B.
Transaksi
Cash dimana Loket dedicated milik Mitra (Teller), tanggung jawab dan pengawasan
dapat dilakukan langsung oleh Mitra. Sedangkan transaksi Non Cash menggunakan
Device atau media pembayaran yang dimiliki Mitra (berupa ATM, EDC, e’Banking,
SMS Banking, App Smarthphone, media lain sesuai perkembangan teknologi)
Sedang maksud dan
tujuan dikembangkan layanan B2B adalah sebagai berikut :
- Efektifitas dan Efisiensi Layanan PosPay (Collecting diluar Loket Pos).
- Memperluas Jaringan Layanan (Tempat Pelayanan & Device).
- Kemudahan Pelayanan Kepada Masyarakat (Meretensi Konsumen Calon Mitra
- Meningkatkan Kontribusi Pendapatan
- Meningkatkan Bargaining Position PT Pos Indonesia (jumlah biller demi tarif yang kompetitif)
KARGO RITEL UDARA BAGI
AGENPOS
Produk
layanan Kargo Pos Ritel Udara (KRU)
sudah dilauchingkan pada bulan Oktober Tahun 2017 dan hingga saat ini
tersedia di 58 Kantor Pos besar di Indonesia dan terus akan bertambah. Kini Pos
Indonesia kembali lakukan terobosan dengan memberi kesempatan kepada Agenpos di
seluruh Indonesia untuk dapat melayani jasa layanan produk Kargo Pos Ritel Udara . Sehingga layanan
produk Kargo Pos Ritel Udara ini dapat diakses dengan mudah dan diharapkan
dapat memenuhi kebutuhan
masyarakat/pelaku bisnis yang akan mengirimkan barang dagangan atau
barang lainnya dalam partai besar atau bulky.
Proses
bisnis kargo pos dirancang secara efisien sehingga tarif yang dikenakan sangat
kompetitif dibandingkan kompetitor. Produk Kargo Pos ini memberikan kemudahan bagi pelanggan karena
adanya layanan pick up service dan delivery. Seluruh kiriman kargopos
menggunakan sistem aplikasi sehingga dapat dilacak keberadaannya.
CHATBOT
Chatbot
merupakan software yang dirancang khusus untuk mensimulasikan percakapan dengan
satu atau lebih manusia baik secara audio atau teks lalu mereka akan mengirim
kembali (merespon) sesuai kebutuhan yang kita inginkan. Chatbot ini
terintegrasi kedalam program pesan seperti Facebook Messenger, Telegram dan
Line. Chatbot bisa merespon kebutuhan akan informasi dan keluhan pelanggan
terhadap layanan Pos Indonesia.
Layanan
ini berfungsi sebagai customer service virtual yang dapat melayani pelanggan
selama 7×24 jam yang ditanamkan pada berbagai platform messaging seperti di
Line di @posindonesia, Telegram di @posindonesia_officialbot, Facebook
Messanger di @posidn.care dan melalui Web Widget yang tersedia di website resmi
Pos Indonesia.
POSGIRO
MOBILE
POSGIRO
Mobile adalah platform digital berbasis
rekening Giropos yang diberikan kepada
pemilik rekening Giropos sehingga dapat mengakses layanan Giropos dan
layanan keuangan pos lainnya secara ‘mobile’. Layanan ini diluncurkan guna
mendukung strategi nasional dalam meningkatkan Inklusi Keuangan di Indonesia
Layanan Giropos merupakan salah satu layanan keuangan legacy selain Weselpos
yang dimiliki oleh PT Pos Indonesia (Persero).
Layanan Giropos sudah hadir dan melayani masyarakat sejak puluhan tahun
yang lalu. Selain itu, Layanan Giropos digunakan juga untuk mendukung
program-program Pemerintah berupa penyaluran dana ke berbagai wilayah di
Indonesia.
Layanan
Giro Pos ini kemudian didigitalisasi, direvitalisasi dengan menghadirkan
teknologi yang setara dengan layanan perbankan. Pos Indonesia menggunakan Core
Banking System (CBS) untuk backbone Layanan ini, di mana teknologi akan
mengintegrasikan Layanan Keuangan dan Layanan Pos lainnya di Pos dalam 1 platform.
POSGIRO Mobile ditujukan untuk memudahkan dalam bertransaksi. Pelanggan
Kantorpos diberikan kemudahan dan fasilitas layanan keuangan secara ‘mobile’
yang dapat diakses kapan saja dan dimana saja seperti:
- Layanan Bill Payment: Pembayaran berbagai Tagihan : Listrik, PDAM, Cicilan Motor, Mobil, BPJS, Pembelian pulsa, token atau voucher. (kurang lebih 400 biller)
- Pengiriman Uang melalui layanan Weselpos Instan .
- Pengelolaan Keuangan melalui Layanan Giropos: menyimpan dana di rekening Giropos.
- Fasilitas Scan QR Code untuk pembayaran/pembelian via merchant/Micro Payment dengan basis Rekening Giropos.
3. Pengantaran dan
Dukungan (Delivery and Support)
Berbagai
layanan yang tersedia pada web Pos Indonesia
Pos
Indonesia selalu berusaha untuk memberikan pelayanan dengan kualitas terbaik
kepada pelanggan/konsumen. Perusahaan akan selalu berusaha meningkatkan
kualitas pelayanannya, dengan menerapkan sistem manajemen mutu dan selalu
berusaha melakukan pemeliharaan, perbaikan dan penataan berbagai fasilitas
secara bertahap sesuai skala prioritas, agar ketersediaan fasilitas maupun
peralatan tetap terjamin dengan kualitas memadai.
Untuk
memberikan pelayanan yang terbaik, Perusahaan mengutamakan kepuasan dan
kepercayaan konsumen dengan cara:
- Menjual produk sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan
- Membuka layanan konsumen dan menindak lanjuti keluhan konsumen tanpa melakukandiskriminasi terhadap konsumen
- Melakukan promosi yang berkesinambungan secara sehat, fair, jujur, tidak menyesatkan serta diterima oleh norma-norma masyarakat
- Melakukan sertifikasi mutu melalui sistem manajemen mutu
- Melakukan perbaikan dibidang operasi, sarana dan prasarana produk sesuai dengan kemampuan Perusahaan
- Memberikan layanan purna jual yang sesuai.
Perusahaan menetapkan
beberapa kebijakan mengenai karyawan dan hubungan industrial
antara lain :
- Melakukan penataan karyawan dengan baik sehingga memotivasi dan memberdayakan karyawan
- Memberikan kesempatan yang sama untuk mendapatkan pekerjaan dan promosi;
- Meningkatkan disiplin karyawan agar mematuhi aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan
- Menerapkan reward dan punishment secara adil sesuai prestasi atau tingkat kesalahan karyawan
- Memberikan hak kepada karyawan untuk berserikat sesuai peraturan perundangan yang berlaku, serta melindungi hak karyawan untuk memilih atau tidak memilih menjadi anggota Serikat Pekerja
Untuk menciptakan
karakter dan watak para kurir, Pos Indonesia seringkali mengadakan pelatihan
character building dengan tujuan :
- Memberikan pemahaman yang benar tentang Kebijakan Perusahaan.
- Memberikan pemahaman tentang hak & kewajiban, serta Peraturan Disiplin Karyawan.
- Memberikan pemahaman tentang Kesadaran Hukum.
- Memberikan kesadaran tentang pentingnya membangun integritas, loyalitas, teamwork, komunikasi yang sehat, serta tanggung jawab bersama membangun Perusahaan.
Pos
Indonesia telah menerapkan sistem akuntansi berbasis enterprise resource
planning yang akan menjadi backbone pencatatan transaksi bisnis perusahaan,
yaitu Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management
(CRM), Supply Chain Manajemen (SCM),
Enterprise Aplication Integration (EAI), Transaction Processing System
(TPS), dan Enterprise Collaboration System (ECS).
Dalam
menangani masukan atau saran maupun keluhan pelanggan Pos Indonesia menyediakan
layanan Chatbot yang memfasilitasi pelanggan untuk berkirim pesan dengan agent
customer care secara online.
4. Pengawasan dan Evaluasi
(Monitoring and Evaluate)
Untuk
perbaikan infrastruktur, PT Pos Indonesia setiap tahunnya mengalokasikan
pengembangan teknologi informasi setidaknya di atas 50 milyar rupiah, yang mana
saat ini perusahaan sudah berhasil menghubungkan secara virtual lebih dari
3.700 kantor dan 6.200 agen.
PT
Pos Indonesia (Persero) sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) harus dapat
mempertanggung jawabkan segala aktivitas dan hasil usahanya kepada pemegang
saham, seluruh pegawai, pelanggan dan stakeholder lainnya. Manajemen dituntut
mengelola perusahaan dengan baik melalui pelaksanaan prinsip-prinsip Good
Corporate Governance, manajemen risiko dan menerapkan sistem pengendalian
internal untuk menyajikan laporan keuangan/kegiatan yang informatif, handal dan
dapat dipercaya.
Akuntabilitas
dan responsibilitas manajemen kepada stakeholder tentu harus dinilai dan
dievaluasi, baik dari aspek ketaatan pada peraturan, efisiensi dan efektifitas.
Untuk mencapai tujuan dimaksud, Satuan Pengawasan Intern (SPI) PT Pos Indonesia
(Persero) selaku unit fungsional yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama dituntut berperan
optimal membantu Direktur Utama menjalankan fungsi pengawasan. SPI harus mampu
memberikan masukan dan rekomendasi terhadap kelemahan sistem pengendalian
internal dalam pelaksanaan operasional dan keuangan, baik menyangkut ketaatan
peraturan, penilaian efisiensi dan efektifitas kegiatan dari seluruh lini
organisasi di lingkungan perusahaan. Dalam mengemban tugas dan fungsi tersebut,
SPI dituntut untuk selalu meningkatkan kompetensi dan menjalankan tugas dan
fungsi secara profesional, objektif, independen dan menjunjung tinggi kode etik
serta standar audit.
Pendapat
:
Dari keempat domain pada Control Objective for
Information and related Technology (COBIT) diatas menurut saya PT. Pos
Indonesia telah memenuhi standar COBIT tersebut. PT. Pos Indonesia telah
menerapkan konsep COBIT pada manajemen strategi bisnisnya dan membuktikan jika
PT. Pos Indonesia dapat berkembang dan berinovasi di era globalisasi sesuai dengan perkembangan teknologi saat
ini. Menurut saya Pos Indonesia telah sangat megutamakan kenyamanan dan
kepuasana pelanggan atas jasa layanan yang diberikan dan mengembangkan banyak
layanan yang dapat digunakan melalui Pos Indonesia, sehingga mengutamakan
kemudahan bagi para pelanggannya. Telah tercapainya standar COBIT ini pada PT.
Pos Indonesia memberikan dampak yang positif bagi pemakai maupun penyedia jasa
layanan.
Sumber :
liapsa.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/33214/Bab+8+-+COBIT.docx
Komentar
Posting Komentar